Medr/2026/29: Cyfarwyddyd cyfrifon i golegau addysg bellach yng Nghymru ar gyfer 2025/26

Cyflwyniad

1. Mae’r cyfarwyddyd cyfrifon hwn yn hysbysu colegau ynghylch gofynion Medr o ran fformat eu datganiadau ariannol archwiliedig ar gyfer y flwyddyn 2025/26.

2. Defnyddiwn y term “coleg” i gyfeirio at gorfforaethau addysg bellach a cholegau chweched dosbarth, a sefydlwyd dan ddarpariaethau Deddf Addysg Bellach ac Uwch 1992.

3. Mae Medr yn cyhoeddi’r cyfarwyddyd cyfrifon ar ran Llywodraeth Cymru, sef prif reoleiddiwr colegau addysg bellach Cymru fel elusennau eithriedig. Mae cydymffurfio â’r cyfarwyddyd cyfrifon hwn yn un o’r gofynion ar gyfer telerau cyllid colegau gyda Medr a chyllidwyr cyhoeddus eraill.

4. Mae colegau yng Nghymru’n dal i fod yn ddarostyngedig i Femorandwm Ariannol Llywodraeth Cymru nes daw fframwaith rheoleiddio Medr ei hun i rym.

5. Tybir bod cyfeiriadau at Medr yn cyfeirio at y cydgyfrifoldeb i Lywodraeth Cymru trwy Medr.

6. Mae’r cyfarwyddyd cyfrifon hwn wedi’i fwriadu i gael ei ddefnyddio’n bennaf gan:

1. penaethiaid, prif weithredwyr / swyddogion cyfrifyddu, a chyfarwyddwyr cyllid
2. llywodraethwyr
3. archwilwyr allanol / cyfrifwyr adrodd

Cefndir

7. Mae paragraff 36 y Memorandwm Ariannol rhwng Llywodraeth Cymru a sefydliadau, a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2015 (dogfen ganllaw rhif: 160/2015), yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau gydymffurfio â’r Cyfarwyddyd Cyfrifon a gyhoeddir o bryd i’w gilydd gan Medr. Bydd y cyfarwyddyd yn cwmpasu gwybodaeth sydd i’w chynnwys yn y datganiadau ariannol, y modd y dylid eu cyflwyno, y dulliau a’r egwyddorion y cânt eu paratoi yn unol â hwy, ac y byddant yn unol ag Arfer Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU a’r Datganiad o’r Arfer a Argymhellir: Cyfrifyddu ar gyfer Addysg Bellach ac Uwch 2019 (‘SORP AB ac AU’).

8. Wrth gyhoeddi’r cyfarwyddyd hwn mae Medr yn dymuno sicrhau bod y ffurf, cynnwys a datgeliadau yn natganiadau ariannol sefydliadau’n dilyn arfer da, eu bod yn gyson ar draws y sector ac yn ateb unrhyw ofynion penodol gan Lywodraeth Cymru.

Diweddariadau ers y fersiwn flaenorol

9. Fe wnaed y newidiadau canlynol i’r ddogfen hon ers y fersiwn derfynol ar gyfer 2024/25:

1. Mân newidiadau o ran naratif / teipograffeg a dolenni rhyngrwyd wedi’u diweddaru
2. Atodiad D (v) – staff y telir cyflog uwch iddynt – eglurhad ynghylch trin staff nad ydynt yn gweithio blwyddyn lawn

Perthnasedd

10. Mae’r canllawiau hyn yn cael eu hadolygu’n flynyddol ac maent yn berthnasol i’r holl gyfnodau cyfrifyddu sy’n dechrau ar neu ar ôl 1 Awst 2025. Byddant yn dal i fod mewn grym hyd oni chânt eu disodli.

Datganiad o’r arfer a argymhellir

11. Wrth baratoi eu datganiadau ariannol, mae Medr yn ei gwneud yn ofynnol i’r holl sefydliadau gydymffurfio ag FRS 102: y Safon Adrodd Ariannol sy’n berthnasol yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon (‘FRS 102’) a’r SORP AB ac AU.

Llawlyfr cyfarwyddyd cyfrifon i golegau

12. Ceir canllawiau pellach yn y Llawlyfr Cyfarwyddyd Cyfrifon i Golegau a gyhoeddwyd gan Gymdeithas y Colegau. Sylwer bod hwn yn cynnwys cyfeiriadau penodol at gyrff cyllido yn Lloegr a chanllawiau ar gyfer Lloegr a ddylai gael eu disodli gan yr hyn sy’n cyfateb iddynt yng Nghymru. Mae set enghreifftiol o ddatganiadau ariannol – Coleg Casterbridge – wedi cael ei chynhyrchu fel rhan o’r llawlyfr.

13. Yn ogystal â gofynion y SORP AB ac AU, mae Medr yn ei gwneud yn ofynnol paratoi datganiadau ariannol archwiliedig sefydliadau yn unol ag Egwyddorion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU.

14. Yn achos sefydliad sydd hefyd yn gwmni cyfyngedig trwy warant, mae’r cyfarwyddyd hwn yn ddarostyngedig i ofynion ychwanegol Deddf Cwmnïau 2006.

15. Lle mae gan sefydliad is-gwmnïau sy’n gwmnïau cyfyngedig, byddant hwythau’n ddarostyngedig i Ddeddf Cwmnïau 2006.

16. Mae hefyd yn ofynnol i sefydliadau gynnwys y canlynol yn eu datganiadau ariannol:

1. adroddiad strategol (gellir ei alw hefyd yn adroddiad y trysorydd, adroddiad yr aelodau, adroddiad y cyfarwyddwyr, adroddiad y corff llywodraethu neu adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr);
2. datganiad sy’n cwmpasu cyfrifoldebau eu corff llywodraethu mewn perthynas â llywodraethu corfforaethol. Mae’r datganiad hwn, sy’n cynnwys datganiad ar reolaeth fewnol, yn ofynnol i ddynodi sut y mae’r sefydliad wedi cydymffurfio ag arfer gorau cyfredol yn y maes hwn, ac fe geir enghraifft yn Atodiad A. Cyhoeddwyd y Cod Llywodraethu Da ar gyfer Colegau yng Nghymru gan Colegau Cymru ym mis Ionawr 2016;
3. datganiad o gyfrifoldebau’r corff llywodraethu, y ceir enghraifft ohono yn Atodiad C;
4. adroddiad archwilydd annibynnol.

Deddf Elusennau 2011

17. Rhaid i sefydliadau Cymru ateb gofynion Deddf Elusennau 2011. Dylent hefyd roi sylw i ofynion ychwanegol y Datganiad o’r Arfer a Argymhellir ar gyfer Elusennau (SORP Elusennau). Fodd bynnag, gan bod gan y sector AB faterion ariannol ac adrodd arbennig sy’n wahanol i sefydliadau eraill â statws elusennol, mae’r SORP AB ac AU yn cael blaenoriaeth dros y SORP Elusennau.

18. Rhaid cynnwys yr wybodaeth ganlynol yn natganiadau ariannol archwiliedig ac adroddiadau cysylltiedig y coleg:

1. statws cyfreithiol y coleg;
2. yr ymddiriedolwyr a wasanaethodd ar unrhyw adeg yn ystod y flwyddyn a than y dyddiad y cafodd y datganiadau ariannol eu cymeradwyo’n ffurfiol;
3. datganiad bod y coleg wedi rhoi sylw dyladwy i ganllawiau’r Comisiwn Elusennol ynghylch budd cyhoeddus (os yw’r coleg yn elusen);
4. adroddiad ar sut y mae’r coleg wedi cyflawni ei ddibenion elusennol er budd cyhoeddus;
5. gwybodaeth am daliadau i ymddiriedolwyr neu ar eu rhan, gan gynnwys: treuliau, taliadau i ymddiriedolwyr am wasanaethu fel ymddiriedolwyr (a hepgoriadau mewn perthynas â thaliadau o’r fath), ac unrhyw drafodiadau partïon cysylltiedig sy’n cynnwys ymddiriedolwyr. Dylai hyn fod, fel lleiafswm, yn gyfanswm taliadau o’r fath a wnaed yn y flwyddyn (neu, os na wnaed unrhyw rai, yn ddatganiad i’r perwyl hwnnw) a nifer yr ymddiriedolwyr a gafodd y taliadau. Dylid cynnwys ffigyrau cymharol hefyd.

Canllawiau penodol pellach

19. Mae canllawiau ychwanegol wedi’u cynnwys yn Atodiad D.

Archwilio allanol

20.Mae’n ofynnol i sefydliadau sicrhau bod eu contractau ar gyfer archwilio allanol yn gwneud darpariaeth ar gyfer barn pa un a yw’r sefydliad wedi cymhwyso incwm, lle y bo’n briodol, yn unol â’r Memorandwm Ariannol , a pha un a yw grantiau Medr a chyllid cyhoeddus arall wedi cael eu defnyddio at y dibenion y’u cafwyd ar eu cyfer.

21. Dylai sefydliadau fod yn ymwybodol y bydd eu harchwilwyr allanol yn adolygu’r datganiad o lywodraethu corfforaethol a rheolaethau mewnol fel rhan o’u gwaith archwilio ac y byddant yn cynnwys cyfeiriad at y gwaith hwn yn eu barn archwilio.

22. Rheolir ffurf yr adroddiad archwilio gan y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (yn y DU) (ISAs). Y safon benodol yw ‘ISA 700: Ffurfio Barn ac Adrodd ar Ddatganiadau Ariannol’.

23. Dylid rhoi copi o’r Cyfarwyddyd Cyfrifon hwn a’r Memorandwm Ariannol i’r archwilwyr allanol.

24. Atgoffir archwilwyr allanol, lle nad ydynt yn gallu mynegi barn ddiamod ar ddatganiadau ariannol y sefydliad, y dylent gyfleu hyn ar unwaith i’r Pennaeth, Cadeirydd y Coleg a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Dylent hefyd hysbysu Medr.

25. Ni all cwmnïau archwilio gael eu penodi’n archwilwyr mewnol ac allanol ar yr un pryd nac ar gyfer yr un flwyddyn ariannol dan unrhyw amgylchiadau.

26. Yn unol â’r Memorandwm Ariannol a chanllawiau’r Comisiwn Elusennau, rhaid i’r holl golegau drefnu bod eu hadroddiadau blynyddol a’u cyfrifon statudol ar gael yn brydlon ar eu gwefannau. Gall hyn olygu bod gofyn cael datganiad ychwanegol gan archwilwyr allanol. Gall yr archwilwyr ei gwneud yn ofynnol cynnwys datganiad ychwanegol yng nghyfrifoldebau’r corff llywodraethu mewn perthynas â’r wefan hefyd os yw’r farn archwilio’n mynd i gael ei chyhoeddi.

Amserlen y cyfrifon

27. Mae paragraff 35 y Memorandwm Ariannol yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau ddarparu copi wedi’i lofnodi ar gyfer Medr o’u datganiadau ariannol yn ddim hwyrach na 31 Rhagfyr bob blwyddyn. Mae Medr hefyd yn ei gwneud yn ofynnol cyflwyno llythyr rheoli’r archwilydd allanol, gan gynnwys ymateb y sefydliad, yr un pryd. Dylai colegau gyflwyno eu ffurflen Cofnod Cyllid erbyn yr un dyddiad hefyd.

28. Sylwer y gellir cyflwyno’r dogfennau hyn yn electronig.

29. Yn unol â’r Memorandwm Ariannol, rhaid i sefydliadau drefnu bod eu hadroddiadau blynyddol a chyfrifon ar gael yn gyhoeddus, a dylent eu cyhoeddi ar eu gwefannau erbyn 31 Ionawr yn dilyn diwedd y cyfnod.

Anawsterau ariannol

30. Atgoffir colegau, os ydynt yn profi anawsterau ariannol neu achosion o dorri cyfamodau banc a allai effeithio ar allu’r coleg i barhau fel busnes gweithredol ac felly allu’r archwilwyr allanol i gwblhau eu gwaith yn y maes hwn, y dylai’r coleg hysbysu Medr cyn gynted ag y cyfyd unrhyw sefyllfa o’r fath. Rhaid gwneud hyn ni waeth a oes risg o beidio â chwrdd â’r terfyn amser cyflwyno ai peidio.

Rhagor o wybodaeth

31. Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau ynghylch y cyhoeddiad hwn [email protected].