Medr/2025/03: Cyfarwyddyd cyfrifon i sefydliadau addysg uwch yng Nghymru ar gyfer 2024/25

Cyflwyniad

1. Diben y cyfarwyddyd cyfrifon hwn yw hysbysu sefydliadau am ofynion Medr ynghylch fformat eu datganiadau ariannol archwiliedig ar gyfer y flwyddyn 2024/25.

2. Mae sefydliadau addysg uwch yng Nghymru yn dal i fod yn ddarostyngedig i fframwaith cod rheoli ariannol (CRhA) CCAUC (Cylchlythyr CCAUC W17/16HE) nes i fframwaith rheoleiddio Medr ei hun ddod i rym.

Newidiadau o gyfarwyddyd cyfrifon 2023/24

3. Cyflwynwyd y diwygiadau canlynol i’r dogfen hon ers y fersiwn derfynol ar gyfer 2023/24:

a. Ychwanegu tudalen gynnwys er mwyn gallu cael hyd i wahanol adrannau’n rhwydd.
b. Mân newidiadau i’r naratif / teipograffeg a diweddaru dolenni’r rhyngrwyd
c. Ychwanegu paragraff 10, gan amlygu ymhellach bwysigrwydd cysondeb rhwng dadansoddiadau yn y datganiadau ariannol cyhoeddedig a chofnod cyllid HESA.
d. Ychwanegu paragraff 12 i gefnogi tryloywder.
e. Ychwanegu paragraff 32 gan gadarnhau’r ffaith bod Medr yn disgwyl cael hysbysiad ac esboniad os rhagwelir na fydd dyddiadau terfyn gofynnol yn cael eu cyrraedd.
f. Ychwanegu paragraff 33. Mae hyn yn diwygio dyddiad cyflwyno is-gyrff ansylweddol, os bodlonir gofynion penodol ac yr hysbysir Medr amdanynt.
g. Diweddaru’r cyfeiriadau a’r dolenni o CCAUC i Medr, fel bo’n briodol.

Cyfarwyddyd cyfrifon ar gyfer 2024/25

4. Mae’n ofynnol i sefydliadau addysg uwch ddilyn y Datganiad o’r Arfer a Argymhellir: Cyfrifyddu ar gyfer Addysg Bellach ac Addysg Uwch 2019 (FEHE SORP), neu unrhyw ddogfennau sy’n olynu’r SORP hwn,  wrth lunio’u datganiadau ariannol. Gellir cael hyd i ddolenni i’r FEHE SORP a chanllawiau ar weithredu rhai meysydd yn yr adran SORP ar wefan Grŵp Cyfarwyddwyr Cyllid Prifysgolion Prydain (BUFDG). Os oes unrhyw anghysondebau rhwng gofynion y FEHE SORP a’r cyfarwyddyd cyfrifon hwn, y cyfarwyddyd cyfrifon hwn fydd yn drech.

5. Fel y nodwyd yn y SORP, rhaid i sefydliadau gymhwyso’r holl ofynion o dan FRS 102: y Safon Adrodd Ariannol sy’n berthnasol yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon (FRS 102).

6. Yn achos sefydliad sydd hefyd yn gwmni cyfyngedig drwy warant, mae’r cyfarwyddyd hwn yn ddarostyngedig i ofynion Deddf Cwmnïau 2006.

7. Bydd y datganiadau ariannol yn cael eu llofnodi gan y Swyddog Atebol a chan y Cadeirydd neu un aelod arall o’r corff llywodraethu a benodir gan y corff hwnnw.

8. Dylai sefydliadau nodi y dylid dilyn fformatau’r prif ddatganiadau cyfrifyddu (datganiad cyfunol o incwm a gwariant cynhwysfawr, datganiad cyfunol o newidiadau mewn cronfeydd wrth gefn, mantolen, a datganiad llif arian cyfunol). Dylai’r datganiadau ariannol ddilyn datganiadau ariannol enghreifftiol diweddaraf BUFDG lle bo modd, i hyrwyddo cysondeb o ran ymdriniaeth o fewn y sector, gan roi sylw digonol i amrywiaeth sefydliadau, a’r angen am eglurder wrth gyflwyno’r wybodaeth i ddefnyddwyr. Gellir cael hyd i’r model yn adran SORP ar wefan BUFDG.

9. Wrth i’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) symud i ddarparu data agored, mae defnyddwyr trydydd parti yn gynyddol yn echdynnu data am sefydliadau a’r sector o’r ffynhonnell hon er mwyn cymharu a gwneud sylwadau yn hytrach nag o’r datganiadau ariannol cyhoeddedig. Byddem felly’n disgwyl i Sefydliadau roi sylw digonol i ddiffiniadau a chanllawiau HESA wrth gategoreiddio o fewn y datganiadau ariannol, er mwyn sicrhau bod y datganiadau ariannol, fel y cawsant eu cymeradwyo gan y corff llywodraethu, yn cyd-fynd â’r cofnod cyllid a gyflwynwyd i HESA wedi hynny.

10. Mae cysondeb rhwng cofnod cyllid HESA a datganiadau ariannol cyhoeddedig yn hyrwyddo cymhariaeth well rhwng sefydliadau a chysondeb y data a ddefnyddir i ddadansoddi sectorau’r DU.

11. Dylai’r nodiadau i’r cyfrifon gynnwys dadansoddiadau o incwm a gwariant ac eitemau ar y fantolen sy’n gyson ag arfer cyfrifyddu da cydnabyddedig, a dylent fod yn ddigon manwl fel bod defnyddwyr yn gallu cael dealltwriaeth glir o berfformiad ariannol y sefydliad.

12. Os yw’r cyfrifon yn cynnwys eitemau incwm neu wariant sylweddol nad ydynt yn debygol o ddigwydd eto ac/neu nad ydynt yn adlewyrchu’r perfformiad ariannol sylfaenol, dylid rhoi esboniad am hynny.

13. Dylai’r datganiadau ariannol gydymffurfio ymhellach ag unrhyw ofynion perthnasol yn Neddf Elusennau 2011 i’r graddau y mae’r Ddeddf honno’n berthnasol i sefydliad.

14. Dylai sefydliadau hefyd:

a) Sicrhau bod contractau ar gyfer archwilio allanol yn nodi bod yn rhaid i’r archwilydd allanol gynnwys adroddiad i’r corff llywodraethu yn y datganiadau ariannol ynghylch a yw’r canlynol yn wir, ym mhob ffordd berthnasol:

i. bod y datganiadau ariannol yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol y sefydliad addysg uwch, ac o’i incwm a’i wariant, ei enillion a’i golledion, newidiadau i’w gronfeydd wrth gefn a’i lifoedd arian am y flwyddyn. Dylent roi ystyriaeth i ofynion statudol perthnasol, ac i ofynion datgelu a chyfrifyddu gorfodol eraill, ac i ofynion Medr;

ii. bod y datganiadau ariannol wedi’u paratoi’n briodol yn unol ag Arferion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y DU, sef y safon adrodd ariannol (FRS102), y datganiad o’r arfer a argymhellir: cyfrifyddu ar gyfer addysg bellach ac addysg uwch (FEHE SORP), a deddfwriaeth berthnasol;

iii. bod arian o ba bynnag ffynhonnell a weinyddir gan y sefydliad addysg uwch i ddibenion penodol wedi’i gymhwyso’n briodol i’r dibenion hynny a’i reoli yn unol â deddfwriaeth berthnasol;

iv. bod y sefydliad wedi defnyddio incwm, lle bo’n briodol, yn unol â pharagraff 145 y Cod Rheoli Ariannol (CRhA) (HEFCW W17/16HE) ac a yw grantiau Cynghorau Cyllido (gan gynnwys grantiau gan Medr) wedi’u cymhwyso’n unol â’r telerau ac amodau cysylltiedig, a’u defnyddio i’r dibenion y’u derbyniwyd ar eu cyfer, gan gynnwys y Telerau ac Amodau Cyllido; a

v. bod gofynion cyfarwyddyd cyfrifon Medr wedi’u bodloni.

b) Darparu dadansoddiad a datgeliad manwl o fewn y datganiadau ariannol o ffioedd archwilio a ffioedd eraill a delir i archwilwyr allanol, yn unol ag Offeryn Statudol SI 2008 Rhif 489 – Rheoliadau Cwmnïau (Datgelu Tâl Archwilwyr a Chytundebau Cyfyngu Atebolrwydd) 2008 a’r Diwygiadau i’r Rheoliadau hyn sydd wedi’u cynnwys yn Offeryn Statudol OS 2011 Rhif 2198. Mae hyn yn ofynnol ar gyfer y sefydliadau hynny y mae cyfraith cwmnïau yn berthnasol iddynt. Gellir gweld yr Offeryn Statudol ar Wefan Swyddfa Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus (www.legislation.gov.uk).

c) Yn eu hadroddiadau neu eu llythyrau at reolwyr, dylai archwilwyr roi sylw digonol i ofynion penodol Medr, fel cydymffurfio â chodiadau i drothwyon ymrwymiadau ariannol, neu agweddau eraill ar ddiffyg cydymffurfio.

Busnes gweithredol a risg hylifedd

15. Rhaid i aelodau’r corff llywodraethu gadarnhau yn yr adroddiad blynyddol fod y datganiadau ariannol wedi’u paratoi ar sail busnes gweithredol. Rhaid iddynt hefyd gadarnhau eu bod wedi cynnal asesiad cadarn o’r prif risgiau a’r ansicrwydd perthnasol sy’n wynebu’r sefydliad, gan gynnwys y rhai a fyddai’n bygwth ei fodel busnes, ei berfformiad yn y dyfodol, ei solfedd neu ei hylifedd. Rhaid i’r adroddiad ddisgrifio’r risgiau hynny ac egluro sut maen nhw’n cael eu rheoli neu eu lliniaru.

Adrodd ar gynaliadwyedd

16. Disgwylir i adran y datganiadau ariannol sy’n adrodd ar agweddau gweithredol ac ariannol esbonio sut mae’r sefydliad yn sicrhau ei gynaliadwyedd, gan gynnwys drwy ei strategaeth, ansawdd ei addysgu a’i ymchwil, metrigau cynaliadwyedd ariannol, rheolaeth ar risgiau allweddol gan gynnwys rheoli llif arian, ymrwymiadau ariannol a gynigir a phrydlesoedd perthnasol, a buddsoddiadau mewn ystadau a seilwaith. Dylai sefydliadau gyflwyno’r wybodaeth hon drwy ddefnyddio’r fformat y cytunwyd arno ar gyfer templed yr adroddiad llywodraethu blynyddol a grëwyd yn dilyn yr Adolygiad o Drefniadau Llywodraethu Prifysgolion yng Nghymru.

17. Byddem yn disgwyl i strategaeth y sefydliad fod yn glir ac yn gyson â dogfennau eraill cyhoeddedig.

Adrodd ar faterion amgylcheddol

18. Rhaid i sefydliadau gynnwys sylwadau ar y camau a gymerwyd ac a gynlluniwyd i sicrhau bod adnoddau cymdeithasol ac amgylcheddol yn gynaliadwy ar raddfa ehangach. Dylai hyn gynnwys datganiad o darged sero net y sefydliad, ymhlith agweddau eraill (lle bo hynny wedi’i ddatgan yn gyhoeddus) a’r cynnydd tuag at gyflawni hyn.  Gallai agweddau i’w hystyried gynnwys gwella effeithlonrwydd ystadau, y defnydd o ynni, lleihau gwastraff hyd yr eithaf, effeithlonrwydd adnoddau, defnydd o ddŵr, caffael, bioamrywiaeth, teithio a lleihau effeithiau amgylcheddol eraill. Cyfeirir Canllawiau Llywodraeth Cymru i sylw sefydliadau ynghylch y maes hwn, sy’n nodi’r hyn i’w flaenoriaethu ar sail dosbarthu fel allyriadau uniongyrchol (cwmpas 1), allyriadau anuniongyrchol (cwmpas 2 a 3) a Defnydd o Dir, Newid y Defnydd o Dir a Choedwigaeth. Ceir canllawiau pellach yn y Fframwaith Allyriadau Carbon Safonol (SCEF) a’r Tasglu ar Ddatgeliadau Ariannol sy’n Gysylltiedig â’r Hinsawdd.

Llywodraethu corfforaethol a rheolaeth fewnol

19. Rhaid i sefydliadau gynnwys ‘datganiad llywodraethu corfforaethol’ yn eu datganiadau ariannol. Rhaid i’r datganiad hwn roi disgrifiad o drefniadau llywodraethu corfforaethol y sefydliad a datganiad o gyfrifoldebau’r corff llywodraethu. Rhaid iddo ymwneud yn benodol â’r cyfnod a drafodir yn y datganiadau ariannol, a’r cyfnod hyd at ddyddiad cymeradwyo’r datganiadau ariannol archwiliedig.

20. Rhaid i sefydliadau gynnwys ‘datganiad rheolaeth fewnol’ yn y datganiadau ariannol. Mae’r datganiad rheolaeth fewnol yn ymwneud â threfniadau’r sefydliad ar gyfer atal a chanfod llygredd, twyll, llwgrwobrwyo ac anghysondebau eraill. Rhaid iddo gynnwys esboniad o’r modd y cafodd egwyddorion rheolaeth fewnol eu cymhwyso.

21. Gall sefydliadau gyfuno’r datganiad llywodraethu corfforaethol â’r datganiad rheolaeth fewnol, yn amodol ar wneud yr holl ddatgeliadau gofynnol. Wrth lunio eu datganiadau, dylai sefydliadau gyfeirio at ganllawiau arfer gorau, gan gynnwys canllawiau gan Grŵp Cyfarwyddwyr Cyllid Prifysgolion Prydain (BUFDG). Mae canllawiau pellach ar y gofynion hyn wedi’u cynnwys yn Atodiad C.

22. Mae Cod Llywodraethu Addysg Uwch y Pwyllgor Cadeiryddion Prifysgol (Cod y CUC), a gafodd ei ailwampio a’i ailgyhoeddi yn 2020, yn argymell y dylai sefydliadau gynnwys yn eu datganiadau ariannol archwiliedig ddatganiad sy’n esbonio’r trefniadau llywodraethu ac yn cadarnhau y rhoddwyd sylw i God y CUC wrth fabwysiadu’r trefniadau hyn. Dylai’r datganiadau ariannol gynnwys datganiad penodol naill ai i gadarnhau bod y sefydliad wedi cydymffurfio â holl egwyddorion y Cod neu, lle ceir eithriadau, i esbonio sut yr ymdrinnir â’r rhain, gan gynnwys llinellau amser.

23. Rhaid i’r adroddiad blynyddol gynnwys datganiad penodol bod y sefydliad wedi mabwysiadu’r Siarter Llywodraethu ar gyfer Prifysgolion yng Nghymru (y Siarter Llywodraethu) yn seiliedig ar yr Adolygiad o Drefniadau Llywodraethu Prifysgolion yng Nghymru gan Gillian Camm.

24. Rhaid i’r adroddiad blynyddol ddefnyddio’r templed adroddiad llywodraethu blynyddol a ddatblygwyd mewn ymateb i adolygiad Camm fel canllaw ar gyfer strwythur yr adroddiad blynyddol.

25. Rhaid i’r adroddiad blynyddol gynnwys datganiad ar gydymffurfiaeth y sefydliad ag adolygiad Camm Ymrwymiad i Weithredu, gan gynnwys cynnydd tuag at weithredu argymhellion yr adolygiad yn llawn, lle na lwyddwyd i wneud hynny eisoes.

Datgeliadau partïon cysylltiedig

26. Atgoffir sefydliadau o’r gofynion datgelu ar gyfer trafodion partïon cysylltiedig. Rhaid datgelu trafodion o’r fath sy’n cynnwys ymddiriedolwyr, p’un a ydynt yn cael eu cynnal ar sail hyd braich ai peidio, ynghyd ag enw(au) y parti neu’r partïon cysylltiedig sy’n gwneud y trafodion. Dylai’r datgeliad hefyd gynnwys disgrifiad o’r berthynas rhwng y partïon (gan gynnwys buddiant y parti neu’r partïon cysylltiedig yn y trafodiad, disgrifiad o’r trafodiad, a’r symiau dan sylw).

27. Rhaid i sefydliadau ddatgelu rhestr o ymddiriedolwyr sy’n dal swydd yn ystod y flwyddyn ynghyd â manylion penodiadau ac ymddiswyddiadau hyd at y dyddiad llofnodi.

Tâl staff ar gyflog uwch

28. Yn unol â gofynion Llywodraeth Cymru i fod yn agored a thryloyw, mae’n ofynnol i sefydliadau ddatgelu’r canlynol:

a. cyfanswm tâl gwirioneddol pennaeth y sefydliad;

b. tâl sylfaenol a chyfanswm tâl pennaeth y sefydliad, wedi’i gyflwyno ar ffurf cymhareb o gyflogau sylfaenol a chyfanswm cyflogau amser llawn staff;

c. cyfiawnhad dros dâl pennaeth y sefydliad;

d. tâl aelodau o staff sy’n derbyn cyflog uwch mewn bandiau o £5,000 gan ddefnyddio £100,000 fel man cychwyn;

e. cyfanswm y tâl i bersonél rheoli allweddol, ynghyd â naill ai nifer y personél rheoli allweddol neu restr o swyddi cymwys; a

f. manylion unrhyw iawndal a dalwyd neu sy’n daladwy i bennaeth y sefydliad ac i staff y mae eu tâl blynyddol yn fwy na £100,000, neu ddatganiad yn cadarnhau nad oedd unrhyw iawndal yn daladwy i staff ar y lefel hon yn ystod y flwyddyn.

Anogir sefydliadau i roi sylw arbennig i’r gofynion datgelu ar gyfer staff â chyflog uwch fel y manylir uchod, yn enwedig o ran y diffiniad o ‘dâl’ a’r dadansoddiad o gyflog, buddion mewn nwyddau a chyfraniadau pensiwn y cyflogwr. Ceir manylion pellach am y gofynion yn Atodiad A am dâl ac Atodiad B am iawndal.

Deddf Elusennau 2011

29. Cynghorir sefydliadau, o dan Ddeddf Elusennau 2011 y dylid cynnwys yr wybodaeth ganlynol yn eu datganiadau ariannol archwiliedig a’r adroddiadau cysylltiedig:

a. statws elusennol y sefydliad;

b. yr ymddiriedolwyr a wasanaethodd ar unrhyw adeg yn ystod y flwyddyn ariannol a hyd at y dyddiad y cymeradwywyd y datganiadau ariannol yn ffurfiol;

c. datganiad bod yr elusen wedi rhoi sylw i ganllawiau’r Comisiwn Elusennau ar fudd y cyhoedd;

d. adroddiad sy’n egluro sut mae’r sefydliad wedi cyflawni ei ddibenion elusennol er budd y cyhoedd; a

e. gwybodaeth am daliadau i ymddiriedolwyr neu ar eu rhan, gan gynnwys treuliau; taliadau i ymddiriedolwyr am wasanaethu fel ymddiriedolwyr (a thaliadau o’r fath sydd wedi’u hepgor); trafodion partïon cysylltiedig sy’n cynnwys ymddiriedolwyr.

Dyddiad cyflwyno datganiadau ariannol archwiliedig i Medr

30. Dylid paratoi’r adroddiad a’r cyfrifon blynyddol fel eu bod y flwyddyn yn dod i ben ar 31 Gorffennaf.

31. Dyma’r dyddiadau cau terfynol ar gyfer cyflwyno datganiadau ariannol archwiliedig i Medr a’u cyhoeddi:

	Dyddiad cau
Datganiadau ariannol archwiliedig	30 Tachwedd 2025
Cyhoeddi ar y wefan	31 Ionawr 2026
Datganiadau ariannol is-gyrff archwiliedig	31 Rhagfyr 2025

32. Os daw sefydliad yn ymwybodol na fydd y gofynion uchod wedi’u cyflawni erbyn y dyddiadau cau, bydd Medr yn disgwyl cael gwybod am yr oedi a’r rhesymau am hynny ymlaen llaw, ynghyd â llinell amser ddisgwyliedig, a diweddariad rheolaidd.

33. Os bydd hi’n amlwg bod datganiadau ariannol is-gorff yn amherthnasol i farn archwilio’r grŵp, gellir defnyddio dyddiad cau arferol Tŷ’r Cwmnïau (30 Ebrill) neu’r Comisiwn Elusennau (31 Mai). Rhaid i sefydliadau a’u harchwilwyr hysbysu Medr yn ysgrifenedig cyn 31 Rhagfyr 2025 gan gadarnhau na fydd yr is-gorff/is-gyrff a enwir yn effeithio ar farn archwilio’r grŵp yn unigol na chyda’i gilydd, a’u bod yn gallu defnyddio’r eithriad hwn. Nid yw’r eithriad hwn yn berthnasol i is-gyrff sy’n cyflawni gweithgareddau trydyddol a fyddai oddi mewn i gylch gwaith Medr.

34. Dylid cyflwyno datganiadau ariannol i [email protected].

35. Adolygir y cyfarwyddyd cyfrifon yn flynyddol. Bydd y cyfarwyddyd cyfrifon yn parhau i fod mewn grym oni hysbysir sefydliadau fel arall.

36. Rydym yn argymell rhoi copi o’r cylchlythyr hwn a’i atodiadau gerbron eich Pwyllgorau Cyllid ac Archwilio er gwybodaeth.

Rhagor o wybodaeth

37. Am ragor o wybodaeth, cysylltwch â Diane Rowland ([email protected]).