Medr/2026/06: Canllawiau i’w defnyddio gan Archwilwyr Mewnol wrth gynnal eu Harchwiliad Mewnol Blynyddol o Systemau a Phrosesau Data AU

Cyflwyniad

1. Mae’r cyhoeddiad hwn yn rhoi canllawiau i archwilwyr mewnol sefydliadau addysg uwch (SAUau) a sefydliadau addysg bellach (SABau) a ariennir gan Medr ar gyfer darpariaeth addysg uwch, a elwir drwy’r ddogfen hon yn ddarparwyr addysg uwch (DAUwyr), i’w defnyddio wrth gynnal eu harchwiliad mewnol blynyddol o’r rheolaethau mewnol sy’n gysylltiedig â’r systemau a’r prosesau sydd ar waith i gynhyrchu ffurflenni data addysg uwch (AU), ac yn gofyn am gopi o’r adroddiad archwilio mewnol hwn ar gyfer pob DAU. Cyfeirir at CCAUC a Medr drwy gydol y cyhoeddiad hwn, yn dibynnu a yw’r data a’r prosesau yn hanesyddol neu’n gyfredol.

2. Yn flaenorol, comisiynwyd archwiliadau allanol o ddata addysg uwch gan CCAUC, cyn i CCAUC ddod yn rhan o Medr, fel bod DAUwyr yn cael eu harchwilio’n allanol o leiaf unwaith bob pedair blynedd. 2021/22 oedd blwyddyn olaf y contract a oedd gan CCAUC gydag archwilwyr allanol i wneud hyn felly yn Medr rydym yn parhau â’r broses dros dro a ddefnyddiwyd y llynedd yn lle archwiliadau allanol nes adolygu’r broses archwilio.

3. Ar gyfer 2026, bydd y broses yn cynnwys cyfarfod rhwng aelodau o dîm Ystadegau Addysg Uwch Medr â chysylltiadau data ym mhob PAU, i drafod eitemau fel canfyddiadau archwiliadau blaenorol, gweithrediad parhaus cofnod Myfyrwyr newydd yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA), ac ansawdd data. Fel rhan o’r broses dros dro hon, bydd Medr yn parhau i ddibynnu ar y sicrwydd blynyddol a roddir i DAUwyr a’u Pwyllgorau Archwilio gan eu harchwilwyr mewnol ynghylch y systemau a’r prosesau a ddefnyddir i gynhyrchu ffurflenni data. Bydd dibynnu ar yr archwiliadau mewnol yn cynnal lefel ddigonol o sicrwydd blynyddol o ran ffurflenni data DAUwyr.

4. Bydd yr archwiliad mewnol yn rhoi barn ynghylch digonolrwydd ac effeithiolrwydd y rheolaethau sydd ar waith i reoli’r risgiau’n gysylltiedig â chywirdeb data a gyflwynir gan y DAU i HESA, Medr a Llywodraeth Cymru (LlC), gan gynnwys data a ddefnyddir i gyfrifo’r ffrydiau ariannu canlynol:

• Cyllid addysgu (sy’n cynnwys cyllid y pen a chyllid premiwm ar hyn o bryd a chyllid israddedigion rhan-amser (RhA) yn seiliedig ar gredydau);
• Cyllid ymchwil sy’n cynnwys cyllid Ymchwil o Ansawdd (YoA) a chyllid hyfforddiant Ymchwil Ôl-radd;
• Cyllid Arloesi Ymchwil Cymru (CAYC);Cynllun hepgor ffioedd israddedigion rhan-amser Medr;Cyllid lles ac iechyd meddwl;
• Cyllid Hil, Mynediad a Llwyddiant;
• Cyllid cymorth cyflogadwyedd wedi’i dargedu;
• Cronfa Ymchwil, Amgylchedd a Diwylliant Cymru;
• Cyllid cyfalaf.

a’r data a ddefnyddir i fonitro’r ffrydiau ariannu canlynol:

• Cynllun hepgor ffioedd israddedigion rhan-amser Medr;
• Dyraniadau bwrsariaethau Meistr ar gyfer cyrsiau ôl-radd a addysgir;
• Dyraniadau’r cynllun Prentisiaethau Gradd a ariennir gan Medr.

5. Dylai’r archwiliad mewnol hefyd roi sicrwydd ynghylch y rheolaethau sydd ar waith i sicrhau cywirdeb y data a ddefnyddir i fonitro perfformiad, gan gynnwys dangosyddion perfformiad allweddol fel y Mesurau Cenedlaethol, ac os yw’n berthnasol, data a gynhwysir gan DAUwyr yn rhan o ofynion adrodd cynlluniau ffioedd a mynediad.

6. Mae’r ddogfen hon yn rhoi canllawiau i’r archwilwyr mewnol ynghylch natur y rheolaethau y dylid rhoi sylw iddynt wrth archwilio , er mwyn asesu a yw’r systemau a’r prosesau’n ddigonol i ddarparu ffurflenni data cywir a data i’w defnyddio wrth ariannu a monitro, a hefyd i sicrhau bod archwiliadau mewnol sy’n digwydd ar draws y sector yn cael eu cynnal mewn modd cyson.

7. Os yw casgliad cyffredinol yr adroddiad archwilio mewnol, neu’r casgliadau ynghylch digonolrwydd dyluniad y dulliau o reoli a chymhwyso’r rheolaethau hynny, yn rhoi barn negyddol (e.e. sicrwydd cyfyngedig neu ddim sicrwydd o gwbl, rheolaethau anfoddhaol neu annigonol) ac/neu os yw’r adroddiad yn cynnwys nifer sylweddol o argymhellion, dylid hysbysu Medr cyn gynted ag y cytunir ar y farn. Bydd Medr wedyn yn cynnal ei asesiad ei hun o’r mater ac/neu’n comisiynu ei archwiliad allanol ei hun fel bo’n briodol. Byddai’r archwiliad allanol hwn yn ystyried cywirdeb data ar gyfer y cyfnod cyfredol a hefyd yn ystyried canfyddiadau’r archwilydd mewnol ac yn ceisio asesu maint y gwallau posibl yn y ffurflenni data a’r data a ddefnyddiwyd ar gyfer ariannu a monitro mewn cyfnodau blaenorol hyd at yr archwiliad allanol diwethaf. Gall canfyddiadau’r archwiliad allanol hwn arwain at addasiadau i gyllid a gellir cymryd camau pellach os canfyddir nad yw DAUwyr yn cydymffurfio â’u cynlluniau ffioedd a mynediad, y cod ymarfer ar gyfer casglu data ar yr ochr gyflenwi, neu’r cod rheoli ariannol.

Cwmpas yr Archwiliad

8. Bydd y ffordd y cynhelir gwaith archwilio mewnol a phrofion ar reolaethau ym mhob DAU yn dibynnu ar y systemau a’r rheolaethau sydd ar waith a’r modd y rhennir gwybodaeth o fewn y DAU. Fodd bynnag, disgwylir y bydd y gwaith archwilio mewnol yn cwmpasu’r elfennau a amlygir yn y ddogfen hon. Os canfuwyd mewn gwaith archwilio mewnol blaenorol fod y systemau a’r rheolaethau sydd ar waith yn foddhaol, efallai y bydd Pwyllgor Archwilio’r DAU yn ystyried ei bod yn briodol trafod meysydd lle ceir risg yn unig mewn archwiliadau dilynol. Yn benodol, oherwydd y risgiau cynyddol sy’n gysylltiedig â gweithredu rhaglen Dyfodol Data HESA yn 2022/23, drwy 2023/24 ac i mewn i gasgliadau 2024/25, byddem yn disgwyl gweld y maes gwaith hwn wedi’i gynnwys o fewn y cwmpas.

9. Cafodd rhaglen Dyfodol Data ei gweithredu ar gyfer cofnod myfyrwyr HESA 2022/23. Bu anawsterau wrth ddychwelyd data yn sgil oedi i ffwythiannau Platfform Data HESA, diweddariadau meddalwedd hwyr, y ffaith bod Jisc wedi cyflwyno rheolau ansawdd data yn hwyr a phroblemau eraill yn ystod y flwyddyn pan roddwyd y rhaglen ar waith. Yng ngoleuni hyn, ar gyfer cwmpas archwiliad 2025, ni wnaethom argymell y dylai archwilwyr archwilio’r broses o weithredu’r cofnod newydd yn fanwl ar gyfer 2022/23, na’r systemau a’r broses yn gysylltiedig â ffurflen 2022/23, ond yn hytrach rhoi barn ar y rheolaethau sydd ar waith i reoli risgiau sy’n ymwneud â’r cofnod o hyn allan, gan gynnwys cynlluniau i adolygu a/neu wella prosesau, dogfennau ac ansawdd data wrth symud ymlaen i ffurflen 2023/24. Profwyd anawsterau hefyd wrth ddychwelyd cofnod myfyrwyr 2023/24, a gallai hyn fod wedi golygu nad oedd darparwyr yn gallu gweithredu prosesau a gweithdrefnau newydd yn llawn ar gyfer eu systemau ar y pryd. Profwyd anawsterau hefyd wrth ddychwelyd cofnod myfyrwyr 2024/25. Fodd bynnag, mae darparwyr bellach yn symud tuag at brosesau mwy sefydlog er mwyn cynhyrchu’r ffurflen. Byddem yn disgwyl i archwilwyr ystyried yr anawsterau hyn yn eu gwaith, ac rydym yn disgwyl i archwilwyr gynnwys yn y cwmpas unrhyw ddiweddariadau a gymhwysir i systemau a phrosesau, ac i gofrestrau risg, ar ôl adolygu ffurflenni data myfyrwyr 2022/23, 2023/24 a 2024/25.

10. Dylai archwilwyr ganfod y prosesau a ddefnyddir i gynhyrchu ffurflenni data a gwybodaeth fonitro a’u cofnodi’n ddigonol fel bo modd cynnal gwerthusiad o ddigonolrwydd y rheolaethau presennol a ddefnyddir gan y DAU i sicrhau eu bod yn cynhyrchu ffurflenni data cywir, ac yn casglu data monitro mewn modd priodol. Mae enghreifftiau o’r rheolaethau y byddai disgwyl i’r archwiliad eu hasesu fel arfer wedi’u nodi ar gyfer yr holl ffrydiau ariannu cyfredol, ffurflenni data a meysydd archwilio eraill yn yr adrannau isod. Mae llawer o’r rheolaethau yn gyffredin i’r ffurflenni data ar gyfer pob maes archwilio. Fodd bynnag, nid yw pob maes archwilio yn berthnasol i bob DAU, a dylai archwilwyr gyfeirio at y paragraffau perthnasol.

11. Dylai archwilwyr nodi bod rhai meysydd lle gallai fod yn rhaid i DAUwyr ddychwelyd amcangyfrifon, lle nad yw’r wybodaeth yn hysbys ar adeg y ffurflen ddychwelyd neu nad yw’r wybodaeth ar gael ar y ffurf ofynnol. Gellir gwneud amcangyfrifon drwy ddefnyddio dulliau a awgrymir gan Medr yn ei ganllawiau, neu os yw’n briodol, gall DAUwyr ddefnyddio eu dulliau eu hunain. Lle gwneir amcangyfrifon, dylai archwilwyr adolygu’r dulliau a ddefnyddiwyd i’w cyfrifo, cadarnhau eu bod wedi’u cofnodi’n briodol, yn rhesymol, yn cael eu cymhwyso’n gyson a’u profi am ddibynadwyedd.

12. Os yw DAU ar ganol uno neu wedi uno’n ddiweddar ag un neu fwy o DAUwyr eraill, dylai’r archwilydd ganfod a oes gweithdrefnau wedi’u rhoi ar waith i integreiddio eu systemau data, neu i sicrhau fel arall fod modd cynhyrchu ffurflenni ar gyfer y DAU cyfun.

13. Wrth gynllunio’r archwiliad, dylai’r Archwilydd ystyried canfyddiadau a chasgliadau unrhyw adroddiadau archwilio allanol ac/neu fewnol sy’n ymwneud â systemau a ffurflenni data ar gyfer y DAU, ac unrhyw adroddiadau a gohebiaeth ddilynol â rheolwyr i asesu’r graddau y mae argymhellion yr adroddiadau wedi’u gweithredu. Disgwylir y bydd yr adroddiadau archwilio yn cyfeirio at ac yn gwneud sylwadau ynghylch y graddau y mae argymhellion a wnaed gan archwilwyr yn yr adroddiadau archwilio mewnol neu allanol blaenorol wedi’u gweithredu’n effeithiol.

14. Yn ogystal, dylid cyfeirio yn yr adroddiad at unrhyw broblemau neu wallau data a gyfeiriwyd yn uniongyrchol i sylw Medr gan y darparydd, neu a gafodd eu nodi a’u cyfleu gan Medr, ynghyd ag unrhyw gamau a gymerwyd i sicrhau bod systemau a phrosesau data wedi’u diwygio lle bo’n briodol i liniaru unrhyw wallau o’r fath yn y dyfodol. Fel yr eglurwyd ym mharagraff 9, cafwyd anawsterau wrth weithredu’r rhaglen Dyfodol Data. Arweiniodd hyn at sefyllfa lle cafodd gwallau lluosog eu fflagio, eu goddef neu eu gadael yn agored yn system rheoli materion cofnod myfyrwyr HESA Nid ydym yn disgwyl i archwilwyr adolygu’r gwallau hyn, ond argymhellwn y dylai unrhyw adolygiad o gofnod myfyrwyr HESA ar gyfer ffurflen 2024/25 ganolbwyntio yn hytrach ar gynlluniau darparwyr i adolygu’r gwallau hyn, ac unrhyw gamau y gallent eu cymryd i wella systemau a phrosesau wrth symud ymlaen i ffurflenni cofnodion myfyrwyr HESA yn y dyfodol.

15. Argymhellir bod staff archwilio mewnol sydd â rhywfaint o brofiad o’r sector AU a ffurflenni data cysylltiedig yn cymryd rhan yn yr ymweliadau â DAUwyr a gynhelir fel rhan o’r adolygiad, a bod archwilwyr yn cael eu briffio’n ddigonol am y canllawiau a geir yn y cyhoeddiad hwn cyn cynnal yr archwiliad. Yn ogystal â hynny, dylai archwilwyr sicrhau eu bod yn ymwybodol o’r problemau a brofwyd drwy’r DU wrth weithredu Dyfodol Data yn 2022/23 ac unrhyw broblemau a brofwyd gan y darparydd ar gyfer ffurflenni 2023/24 a 2024/25. Gellir cael cyngor ac eglurhad ynghylch y canllawiau yn y cyhoeddiad hwn gan Medr drwy [email protected], ac mae staff Medr ar gael i gyfarfod â staff archwilio mewnol os oes angen.